Facturas recurrentes: cómo facturar cada mes sin copiar la anterior (y con Verifactu)
Si cada mes abres la factura del mes pasado, le cambias la fecha y el número y la mandas por correo, estás haciendo a mano algo que un programa puede hacer por ti. Y con Verifactu, hacerlo a mano tiene más riesgo de error que antes.
Qué es una factura recurrente
Es la factura que repites al mismo cliente con la misma estructura cada cierto tiempo: la cuota de mantenimiento, el alquiler de un local, una suscripción, los honorarios mensuales de una gestoría o la revisión anual de una instalación. Lo que cambia entre una y otra es la fecha, el número y, a veces, el importe de ese periodo.
Los errores de copiar la factura anterior
- Olvidarte de una. Si facturas en cuanto te acuerdas, hay meses que se escapan y no cobras.
- Dejar la fecha o el periodo del mes anterior. El cliente lo ve, o peor: lo ve tu gestoría al cerrar el trimestre.
- Duplicar una factura. Copiar y enviar dos veces el mismo mes.
- Perder el hilo con varios servicios. Un cliente con una cuota mensual y otra anual acaba con facturas mezcladas.
Cómo debería funcionar
- Una vez: conviertes una factura que ya hiciste en un servicio recurrente y eliges la frecuencia: mensual, trimestral o anual.
- Cada periodo: el programa te dice qué servicios toca facturar y cuáles ya están hechos.
- Revisar o enviar: abres el borrador para mirarlo y, si hace falta, cambiar un importe; o lo envías directamente al cliente.
- Todo junto: si tienes varios servicios, los marcas y se envían uno tras otro.
- Constancia: cada factura queda en un historial con su estado y su PDF.
Qué cambia con Verifactu
Una factura recurrente es una factura como cualquier otra: cada vez que se emite tiene que generar su registro de facturación, con su huella y su QR, igual que si la hubieras hecho a mano. Por eso conviene que el servicio recurrente cree facturas de verdad en tu programa de facturación y no copias aparte que luego haya que pasar a limpio. Si todavía no tienes claro el calendario, repásalo en Verifactu: qué es, a quién afecta y cuándo es obligatorio.
Automático o con un botón: elige tú
Hay quien quiere que las facturas salgan solas y quien prefiere mirar cada una antes de enviarla. Para cuotas fijas, lo automático es cómodo; para servicios donde el importe cambia (horas, consumos, materiales), conviene revisar antes. Lo razonable es poder elegirlo por servicio.
En Empresiva
La pieza de Facturas recurrentes convierte una factura tuya en un servicio, te dice qué toca cada periodo y te deja revisar el borrador en una ventana o enviar varias facturas de golpe por correo. Hoy todo se lanza con un botón; la emisión automática, opcional para cada servicio, está prevista. Cada factura sale con su Verifactu y, si usas Contabilidad, con su asiento. Puedes verla con datos de ejemplo pidiendo la demo.