Cómo aplazar la deuda de un cliente en cuotas: cuadro de amortización, intereses y cobro
A veces un cliente no puede pagar de golpe lo que te debe y acordáis pagarlo en cuotas. Lo difícil no es el acuerdo: es llevar bien el cuadro, cobrar cada cuota y que la contabilidad cuadre.
Con interés o sin interés
Lo más sencillo es repartir el importe en cuotas iguales, sin interés: 2.400 € en 12 cuotas son 200 € al mes. Si cobras interés, hay dos formas habituales de calcularlo:
- Cuota constante (sistema francés). Todas las cuotas valen lo mismo, pero al principio pagas más interés y menos capital, y al final al revés. Es lo que hacen los bancos en la mayoría de los préstamos.
- Capital constante. Cada cuota amortiza el mismo capital y el interés se calcula sobre lo que queda; la cuota baja con el tiempo.
Un ejemplo con el sistema francés: 12.000 € al 3,75 % anual en 48 cuotas mensuales dan una cuota de unos 269,61 €. La primera cuota lleva 37,50 € de interés y 232,11 € de capital; la última, menos de 1 € de interés.
Si ya tienes el cuadro
Muchas veces el contrato ya fija la cuota, o el banco te ha dado un cuadro. En ese caso no conviene recalcular: lo que necesitas es poner esa cuota y que el cuadro la siga, con el último pago ajustado para que todo cuadre al céntimo.
Cobrar cada cuota
El cobro llega normalmente por el banco: un recibo, una transferencia o una remesa. Lo cómodo es marcar la cuota al conciliar el ingreso. Y si un mismo cargo paga cuotas de varios clientes (una remesa SEPA, por ejemplo), poder marcarlas todas a la vez, comprobando que la suma coincide con el banco.
Lo que hay que contabilizar
Cada cuota cobrada tiene dos partes: el capital, que baja la deuda del cliente, y el interés, que es un ingreso. Un solo asiento: el banco por el total, el capital contra la cuenta del cliente y el interés a su cuenta de ingresos financieros. Cómo tratar los intereses a efectos fiscales es una pregunta para tu gestor.
Que el cliente lo acepte
Un plan de pago es un acuerdo. Conviene que el cliente lo vea y lo acepte por escrito. Una aceptación electrónica sencilla (su nombre, su firma en el móvil, la fecha y la dirección IP) deja una prueba razonable, pero no es una firma electrónica avanzada. Para un contrato de préstamo, pregunta a tu gestor qué necesitas.
En Empresiva
La pieza de Préstamos y planes de pago calcula el cuadro (sin interés, cuota constante o capital constante), admite una cuota fija pactada, cobra las cuotas al conciliar el banco aunque un ingreso pague cuotas de varios clientes, genera el asiento y deja que el cliente acepte el plan desde su correo con su firma. Necesita la pieza de Contabilidad. Hoy cada cuota se cobra entera: los pagos parciales no están todavía.