Registro de jornada: qué te exige la ley y cómo cumplirlo sin complicarte
Desde 2019 las empresas en España tienen que registrar la jornada de sus trabajadores. Muchas lo hacen con una hoja que se firma a final de mes; otras con un sistema que nadie sabe si cumple. Estas son las ideas básicas para hacerlo bien.
Qué dice la norma
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a la empresa a garantizar un registro diario de la jornada que incluya el horario concreto de inicio y finalización de cada persona. La empresa tiene que conservar ese registro cuatro años y tenerlo a disposición de los trabajadores, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo.
Lo que debería tener un buen sistema
- Un registro que no se pueda alterar. Si se puede editar o borrar sin dejar rastro, no sirve de prueba. Las correcciones deben quedar como correcciones, con quién las hizo y por qué.
- La hora la pone el sistema, no el empleado ni el dispositivo.
- Que fichar sea fácil. Si hace falta pensar qué botón pulsar, la gente se olvida.
- Un informe que se pueda enseñar, por empleado y por fechas, y que no esconda los fallos: las jornadas sin salida y las correcciones tienen que verse.
- Control de quién ficha y desde dónde. Una tablet autorizada, o el móvil solo de quien tú decidas.
Tablet o móvil
La tablet a la entrada tiene la ventaja de que todos fichan en el mismo sitio y no depende del móvil de nadie. El móvil es útil para quien trabaja fuera, pero conviene que el jefe decida a quién se lo permite. Lo ideal es que ambos escriban en el mismo registro.
Qué hacer cuando alguien se olvida de fichar
Pasa. Lo importante es no tocar el registro original: se añade una corrección con su motivo, y en el informe se ve que esa hora se corrigió y por quién. Es más honesto y más fácil de defender que una hora cambiada sin rastro.
En Empresiva
La pieza de Fichaje tiene un kiosco para tablet (cada empleado toca su nombre y escribe su PIN), el móvil para quien tú autorices y un registro que solo recibe filas nuevas. El informe para inspección sale en PDF por empleado y fechas, con las correcciones señaladas y las jornadas sin salida marcadas. El formato exacto que prefieras para una inspección conviene confirmarlo con tu gestor. Puedes verlo con datos de ejemplo pidiendo la demo.