Cómo dejar que tus clientes reserven cita solos (y no volverte loco con la agenda)
Si tus clientes te piden cita por teléfono o por WhatsApp, tu agenda depende de que alguien esté pendiente del móvil a todas horas. Una página de reservas lo cambia: la persona elige sola y tú solo ves la cita en la agenda.
Lo que tiene que hacer bien una reserva online
- No permitir dos citas en el mismo hueco. Parece obvio, pero falla cuando dos personas reservan a la vez o cuando tú anotas una cita a mano mientras alguien reserva por la web.
- Ofrecer solo horas libres de verdad, teniendo en cuenta la duración de cada servicio, las pausas y las vacaciones de cada profesional.
- Funcionar bien en el móvil, sin pedir que el cliente cree una cuenta ni descargue nada.
- Avisar antes de la cita. Un recordatorio por correo, y por WhatsApp si lo usas, con un enlace para mover o cancelar sin llamar.
- Dar una salida a quien no encuentra hueco. Una lista de espera: si alguien cancela, se avisa a quien lo pidió.
Un enlace por servicio y por persona
Si vas a hacer una campaña (la Renta, una revisión, una primera visita gratuita), lo cómodo es mandar un enlace que lleve directamente al servicio y al profesional que quieres. Así la persona no tiene que elegir nada y cae en los huecos que te interesan.
La protección de datos, desde el principio
Una reserva recoge nombre, correo y teléfono, y a veces una nota. Eso son datos personales. Lo mínimo que conviene tener es:
- El consentimiento de la persona, guardado con su fecha y con el texto que aceptó.
- Una casilla aparte para recibir comunicaciones comerciales, que no esté marcada de antemano.
- Un plazo de conservación: pasado ese tiempo, los datos de la cita se borran.
- La posibilidad de exportar o suprimir los datos de una persona cuando los pida.
Esto no sustituye a una política de privacidad redactada para tu negocio: eso lo tienes que tener tú.
De la cita a la factura
Muchos negocios piden un pequeño depósito para reservar y facturan la cita cuando se ha hecho. Si la agenda y la facturación están separadas, hay que copiar los datos a mano. Si están en el mismo programa, la factura sale del propio servicio, con el depósito ya descontado.
En Empresiva
La pieza de Citas incluye la página pública de reservas, la agenda del equipo, recordatorios por correo (y por WhatsApp si tienes WhatsApp), lista de espera, depósito anotado a mano y «Facturar cita». Hoy el depósito se cobra y se registra tú; el pago online del depósito está previsto pero no existe todavía. Puedes verla con datos de ejemplo pidiendo la demo.