Cómo controlar los vencimientos de toda tu cartera sin llamar a cada cliente
Una gestoría pequeña lleva decenas de clientes, cada uno con sus modelos y sus fechas. El problema casi nunca es presentar: es saber, un día cualquiera, qué le falta a quién sin abrir veinte hojas de cálculo ni hacer veinte llamadas.
1. Un calendario fiscal por cliente
El primer paso es tener, para cada cliente, los modelos que le llevas: 303, 111, 115, 130, 349, 202, 347, 390, 190, 180, 200 y cuentas anuales, según su caso. Como regla general, las declaraciones trimestrales se presentan en los 20 primeros días naturales del mes siguiente al trimestre (el cuarto trimestre llega hasta el 30 de enero), pero cada modelo tiene su propio calendario, así que conviene tenerlo cargado una vez y no calcularlo cada vez.
Una forma rápida de empezar es dar de alta a los clientes por paquetes: autónomo, autónomo con retenciones o sociedad, con los modelos habituales de cada uno ya marcados.
2. Una matriz de cliente por modelo
La vista que más ayuda es una tabla con los clientes en filas y los modelos en columnas, donde cada celda tiene su estado: pendiente, preparada, próxima, vencida o presentada. De un vistazo ves lo urgente y no dependes de la memoria de nadie.
Cuando un modelo está presentado, guarda el resultado (a ingresar, a devolver, a compensar), el importe y el justificante en PDF. Es la prueba si el cliente pregunta meses después.
3. Pide la documentación sin perseguir
Gran parte del trabajo es esperar al cliente. Con avisos por correo o WhatsApp que piden lo que falta, y otro cuando ya está presentado y con cuánto sale, ahorras muchas llamadas. Si además usas formularios con enlace seguro, el cliente contesta y sube sus documentos desde el móvil.
4. Ver lo que el cliente tiene pendiente, con su permiso
Lo que más tiempo ahorra es no tener que preguntar al cliente qué ha hecho. Si tu cliente usa Empresiva, y te da permiso con un botón en un correo (queda guardado con fecha y hora, y lo puede revocar cuando quiera), puedes ver desde tu propio ERP qué tiene pendiente de contabilizar, qué gastos esperan validación y qué facturas están vencidas. Sin pedirle claves: se entra con un usuario temporal que caduca solo y deja rastro de quién entró y cuándo.
5. Ficheros para la sede, de una vez
Para los clientes que te han dejado entrar, eliges el modelo y el periodo, marcas a los clientes y pides los ficheros de todos de una vez. Cada fichero lo calcula el ERP de su cliente, y los bajas sueltos o en un ZIP para importarlos en la sede de la AEAT.
6. Cobra lo tuyo sin olvidos
Los honorarios mensuales, trimestrales o anuales por cliente se convierten en facturas en borrador del periodo con un clic, para no dejar de facturar a nadie.
Cómo lo hace Empresiva
La pieza de Gestorías reúne todo esto en tu propio ERP: cartera con paquetes, matriz cliente por modelo, avisos, honorarios y el acceso con permiso al ERP de tus clientes. Con Rentas llevas la campaña de la Renta y con Formularios recoges los datos de tus clientes con un enlace.
Cada ERP calcula el fichero del cliente, pero antes de presentar cada modelo conviene revisarlo en la sede de la AEAT. Consulta siempre los plazos vigentes.